Soukromí (GDPR)
Tento dokument popisuje, jak společnost Psychiatrie Kolín s.r.o. zpracovává osobní údaje
v souvislosti s poskytováním zdravotních služeb a provozem webu PP ambulance – včetně toho,
jaké procesy používáme pro ochranu dat, kdo k nim má přístup a jak dlouho je uchováváme.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Psychiatrie Kolín s.r.o., IČO 14340500,
se sídlem Kutnohorská 21, 280 02 Kolín IV.
• Datová schránka: 7gwnjgy
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme pouze takové údaje, které potřebujeme pro poskytování zdravotních služeb,
splnění zákonných povinností a bezpečný provoz ordinace a webu.
• identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresa),
• kontaktní údaje (e-mail, telefon),
• zdravotní údaje a zdravotnickou dokumentaci (v rozsahu dle legislativy),
• údaje o objednání a komunikaci (termíny, zprávy, související informace),
• účetní a platební údaje v nezbytném rozsahu,
• technické údaje z webu (cookies, logy – dle nastavení a souhlasů).
3. Účel a právní základ zpracování
Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:
• poskytování zdravotních služeb (diagnostika, léčba, návazná péče),
• vedení zdravotnické dokumentace a plnění povinností dle právních předpisů,
• objednávání a komunikace s pacienty,
• ochrany právních nároků správce a zajištění provozní bezpečnosti,
• provozu webu a zajištění jeho bezpečnosti (včetně prevence zneužití).
4. Jak s údaji pracujeme – procesy a zabezpečení
Osobní údaje zpracováváme v režimu „need-to-know“ – přístup mají pouze osoby, které je potřebují
k výkonu své role. V praxi to znamená, že údaje jsou dostupné jen zdravotnickému týmu a vybraným
administrativním pracovníkům v rozsahu, který je nezbytný pro jejich práci.
• Minimalizace: vyžadujeme jen údaje nutné pro konkrétní účel.
• Organizační opatření: jasně nastavené role a oprávnění, školení, mlčenlivost.
• Technická opatření: zabezpečené systémy, řízení přístupů, pravidelné aktualizace a zálohování.
• Přenos dat: sdílíme informace pouze bezpečnými kanály a jen v nezbytném rozsahu.
• Uchovávání: údaje držíme jen po dobu nutnou k účelu nebo dle zákonných lhůt.
5. Objednání přes formulář nebo telefon – vytvoření profilu v systému
Pokud se objednáte přes formulář na stránce
https://ppambulance.cz/objednat/
nebo telefonicky, zpracujeme vámi sdělené údaje za účelem zajištění termínu a návazné komunikace.
Na základě těchto informací vytvoříme v našem interním systému základní profil (záznam), aby bylo možné:
(i) bezpečně identifikovat objednávku, (ii) kontaktovat vás při změnách termínu, (iii) připravit návštěvu a
zajistit plynulý provoz ambulance.
• Co typicky ukládáme: jméno a příjmení, telefon a e-mail, požadovaný termín, případně stručnou poznámku k důvodu objednání (pokud ji sdělíte), a dále identifikační údaje potřebné pro správné založení profilu v systému – datum narození, rodné číslo a zdravotní pojišťovnu.
• Proč to potřebujeme: jednoznačná identifikace v objednávkovém procesu, prevence záměn a možnost vám dát včas vědět změny či doplnění informací.
• Doplnění údajů při první návštěvě: při první návštěvě naši pracovníci doplní kompletní údaje nezbytné pro vedení zdravotnické dokumentace a poskytování zdravotní péče v souladu s právními požadavky a judikaturou.
• Nepředáváme třetím stranám: údaje z objednání neposkytujeme třetím stranám mimo případy dané zákonem (např. pojišťovna, orgány veřejné moci) nebo nutné zpracovatele (IT/hosting) v režimu smluvního zabezpečení.
• Výmaz na žádost: pokud o to požádáte a např. nedojde k zahájení péče (např. nedostavíte se na první návštěvu), můžeme váš profil z objednávkových podkladů nenávratně smazat, pokud nám v tom nebrání zákonné povinnosti.
6. Předávání osobních údajů
Osobní údaje mohou být předávány pouze v nezbytném rozsahu, pokud je to nutné pro poskytování péče,
splnění právních povinností nebo zajištění provozu:
• zdravotním pojišťovnám,
• dalším poskytovatelům zdravotních služeb (při zajištění návazné péče),
• orgánům veřejné moci (na základě zákonné povinnosti),
• zpracovatelům (IT, hosting, účetnictví) – na základě smluv a v režimu zabezpečeného přístupu.
7. Mlčenlivost a školení zaměstnanců
Při práci s osobními údaji postupujeme v souladu se zákonnou povinností mlčenlivosti podle
zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách (zejména ustanovení upravující mlčenlivost
a nakládání se zdravotnickou dokumentací, typicky § 51 a navazující).
Přístup k údajům je omezen na osoby, které jej potřebují k výkonu práce, a každý přístup je v praxi
svázán s rolí a odpovědností.
• každý zaměstnanec prochází před nástupem do pracovního poměru školením k ochraně osobních údajů a pravidlům mlčenlivosti,
• zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a interními pravidly pro práci s citlivými informacemi,
• data sdílíme uvnitř týmu pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování péče a organizaci provozu.
8. Jak nakládáme s informacemi z životopisů (CV)
Pokud nám zasíláte životopis v rámci zájmu o spolupráci, zpracováváme v něm uvedené osobní údaje
pouze za účelem výběru vhodného uchazeče a navázání spolupráce.
Životopisy se zasílají na e-mail hrcek@ppambulance.cz.
• Účel: posouzení profilu uchazeče, komunikace k výběrovému procesu, domluva dalšího postupu.
• Rozsah: údaje uvedené uchazečem v CV (typicky jméno, kontakt, vzdělání, praxe, kvalifikace, požadavky na spolupráci).
• Zabezpečení: životopisy nepředáváme třetím stranám a uchováváme je v chráněném prostředí.
• Doba uchování: CV mažeme z interní databáze nejpozději do 14 dnů od jeho získání,
pokud se výslovně nedomluvíme na delším uchování (např. pro budoucí spolupráci).
• Odeslání omylem: pokud jste CV zaslali omylem, napište nám – údaje odstraníme bez zbytečného odkladu.
9. Registrační formulář stáže – jak nakládáme s údaji
Pokud vyplníte registrační formulář pro stáže na stránce
https://ppambulance.cz/staze/,
použijeme vámi zadané údaje výhradně k vyřízení přihlášky, komunikaci ohledně stáže a posouzení vhodnosti spolupráce.
Údaje z tohoto formuláře nepředáváme třetím stranám (mimo nutné zpracovatele typu IT/hosting v režimu smluvního zabezpečení,
případně jiné zákonné povinnosti).
• Co typicky zpracováváme: jméno a příjmení, kontaktní údaje (e-mail, telefon), informace o studiu/praxi (např. škola, obor, ročník), preferované termíny nebo dostupnost, a doplňující informace uvedené ve zprávě/poznámce (pokud je vyplníte).
• Účel: evidence přihlášky, komunikace o kapacitách a termínech, posouzení požadavků a domluva dalšího postupu.
• Přístup: pouze osoby, které přihlášky zpracovávají a organizují stáže (need-to-know).
• Uchovávání: údaje držíme po dobu nezbytnou k vyřízení přihlášky a související komunikaci; pokud ke spolupráci nedojde, údaje smažeme/anonymizujeme v přiměřené lhůtě, pokud nám v tom nebrání zákonné povinnosti.
10. Cookies a předvolby souhlasu
Na webu používáme cookies a podobné technologie v rozsahu dle vašich nastavení a udělených souhlasů
(např. pro zajištění funkčnosti webu, bezpečnost, měření návštěvnosti nebo marketing – pokud je povolíte).
Své volby můžete kdykoli změnit v Předvolbách souhlasu – ikonka pro nastavení je dostupná v levém dolním rohu
a je podporována službou CookieYes.
11. Newsletter – zásady zpracování e-mailu a odhlášení
Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, zpracováváme váš e-mail (a případně další údaje, které ve formuláři dobrovolně uvedete)
pouze za účelem zasílání novinek a související komunikace. E-mailovou adresu neposkytujeme třetím stranám
(mimo nutné zpracovatele typu e-mailového rozesílání/IT v režimu smluvního zabezpečení, případně povinnosti dle zákona).
• Účel: zasílání informací, novinek a sdělení souvisejících s PP ambulancí.
• Rozsah: typicky e-mailová adresa a celé jméno odběratele.
• Odhlášení: můžete se odhlásit kliknutím na odhlašovací odkaz přímo v každém newsletteru.
•
Alternativně: pokud se vám odhlášení nedaří nebo chcete odhlásit e-mail ručně, napište na
info@ppambulance.cz.
